3 способа быть эффективным и организованным секретарем

Оглавление:

3 способа быть эффективным и организованным секретарем
3 способа быть эффективным и организованным секретарем

Видео: 3 способа быть эффективным и организованным секретарем

Видео: 3 способа быть эффективным и организованным секретарем
Видео: Научу Тебя Быстро Печатать (90 Слов в Минуту) 2024, Марш
Anonim

Чтобы быть хорошим секретарем, вы всегда должны быть готовы что-то решать, помимо эффективности и организованности. Человек, который берет на себя эту роль, требующую большого доверия, является незаменимой частью команды, но это не освобождает его от необходимости хорошо знать, как общаться. Все больше и больше улучшать свои навыки - это путь к интересной, стабильной и приятной работе.

шаги

Метод 1 из 3: профессиональная позиция

Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 1
Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 1

Шаг 1. Всегда приходите вовремя

Постарайтесь приехать немного раньше, чем обычно, чтобы организовать офис и подготовиться к дневным встречам и другим встречам. Воспользуйтесь тем временем, когда среда становится более пустой и спокойной, чтобы читать электронные письма и следить за ходом выполнения других важных задач.

Постарайтесь записать, сколько времени нужно, чтобы каждый день добираться до работы, и соответствующим образом скорректируйте свой распорядок дня. Предоставьте себе запас в 15 или 20 минут вперед, чтобы не рисковать опоздать из-за чего-то непредвиденного. Если вы собираетесь куда-то впервые, сначала сделайте пробный запуск, чтобы понять, сколько времени вам потребуется, чтобы добраться туда

Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 2
Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 2

Шаг 2. Организуйте идеи

Больше отдыхайте, чтобы успокоить и расслабить свой разум. Таким образом вы сможете более четко систематизировать идеи. Выпейте кофе или чай рано утром или когда почувствуете, что вам нужно освежить сознание. По возможности делайте перерыв и оставляйте свой стол в чистом и аккуратном состоянии.

Каждые 52 минуты работы рекомендуется делать 17-минутный перерыв. Исследования показывают, что это время работы и отдыха еще больше повышает производительность. Во время перерыва встаньте и потянитесь или сделайте несколько простых упражнений. Также воспользуйтесь возможностью, чтобы немного пообщаться с коллегами или просто прогуляться по офису и выпить воды

Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 3
Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 3

Шаг 3. Всегда помните о расписании

Одна из важнейших обязанностей тех, кто работает в роли секретаря, - это знать график начальника, других важных сотрудников в компании и задачи, которые он должен выполнить. Всегда следите за своим расписанием, чтобы избежать ошибок, таких как планирование двух разных встреч в одно и то же время.

Оставьте повестку дня, будь то физическая или виртуальная, всегда открытой. Когда кто-то задает вам вопрос о встречах с вашим начальником или пытается назначить встречу, у вас уже есть необходимая информация

Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 4
Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 4

Шаг 4. Подготовьтесь к встречам

Принесите все необходимые материалы, такие как повестка дня, ноутбук и заметки с предыдущих конференций. Перед началом собрания спросите своего начальника, нужно ли вам что-то сделать, например, раздать некоторые документы участникам или взять на себя ответственность за компьютер для проведения презентации.

Накануне вечером или за несколько часов до этого отправьте сведения о собрании, протоколы прошлых встреч или любой другой материал, имеющий отношение к участникам

Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 5
Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 5

Шаг 5. Выучите стенографию

Спрос на запись информации обычно велик для тех, кто работает секретарем. Пройдите курс стенографии, чтобы научиться писать быстрее.

Если вы не привыкли делать заметки от руки, вы научитесь печатать быстрее. Проверьте это, установив минутный секундомер для каждого устройства, которое вы используете, и попробуйте быстро печатать на телефоне, планшете или компьютере. Затем подсчитайте, сколько слов вы можете ввести на каждом из устройств. Чаще всего используйте тот, который обеспечивает лучшую производительность

Метод 2 из 3: совершенствование организационных методов

Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 6
Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 6

Шаг 1. Используйте календари и календари

Держите свое расписание, календарь и записную книжку под рукой и обновляйте информацию по мере необходимости.

  • Вы предпочитаете работать с ручкой и бумагой? Имейте блокнот и ручку, которые поместятся в кармане или сумочке, чтобы вы всегда могли носить их с собой. Когда вы записываете список дел, которые вы можете выполнить, вычеркните задачу из списка.
  • Ничего страшного, если вы предпочитаете цифровые ресурсы. Используйте свой мобильный календарь, чтобы планировать собрания и встречи, и установите оповещение для получения уведомлений и напоминаний. Такие приложения, как Wunderlist и Todoist, очень помогают.
Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 7
Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 7

Шаг 2. Синхронизируйте информацию

Чтобы ваши заметки, задачи и встречи всегда были в актуальном состоянии, важно синхронизировать информацию на всех устройствах. В настоящее время любое современное приложение имеет эту функцию.

  • Делитесь задачами и документами с другими сотрудниками и своим начальником. Basecamp и Trello - это приложения, которые могут использовать несколько человек в команде.
  • Отправляйте документы и таблицы через Google Docs или через приложения для обмена, такие как Dropbox и Hightail.
Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 8
Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 8

Шаг 3. Создайте цветовую систему

Ваши заметки и документы будет легче понять, если вы сможете систематизировать их по цвету. Установите цвет для каждого проекта, дня, сотрудника или любого другого типа подразделения, которое может облегчить вашу работу. Используйте текстовые маркеры или цветные вкладки, чтобы быстрее находить информацию.

Многие мобильные и почтовые приложения предлагают эту функцию для разделения задач по цвету

Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 9
Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 9

Шаг 4. Очистите свой почтовый ящик

Оптимизируйте свой почтовый ящик, удаляя все ненужные сообщения и оставляя только самые важные. Вы также можете пометить сообщение как непрочитанное или поставить рядом с ним значок продолжения. Вы можете помещать менее важные электронные письма в папки и удалять ненужные.

Попробуйте создать папки по году, кварталу или месяцу. Или разделите по проектам, типам или сотрудникам. Попробуйте ответить, удалить или собрать важную информацию сразу после ее получения, чтобы в вашем почтовом ящике не остались нерелевантные сообщения или вы не забудете ответить. Установите некоторые задачи для своей собственной организации: установка адресата каждого сообщения к концу дня - одна из таких задач

Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 10
Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 10

Шаг 5. Будьте последовательны

Храните однотипные материалы у себя и отложите блокноты и папки для конкретных проектов. Держите блокнот и ручку рядом с телефоном, чтобы делать быстрые заметки и не писать на рыхлой, легко потерянной бумаге. Запишите информацию о встрече в отдельном месте, чтобы не рисковать смешивать данные с менее важными.

Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 11
Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 11

Шаг 6. Экономьте бумагу и время

Избегайте печати ненужных документов. Что можно использовать только в цифровом виде, выбирайте этот метод. Сохраняйте или просматривайте важные записи, чтобы не тратить впустую материал и время. Одним из преимуществ сохранения документов в цифровых файлах является то, что доступ к ним всегда будет на расстоянии одного щелчка мыши, и вы не рискуете их потерять.

Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 12
Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 12

Шаг 7. Всегда обновляйте инвентарь материалов

Будьте осторожны, чтобы не пропустить основные материалы, такие как блокноты, ручки, конверты, папки и скобы. Если вы не несете ответственности за покупку этих товаров, предоставьте список для покупки. Не заканчивайте расходные материалы, чтобы заказать новую партию. Можно получить хорошую скидку, если купите товар в больших количествах.

Храните материалы организованными на своем столе. Используйте ящики для файлов, папки, лотки и другие органайзеры

Метод 3 из 3: эффективное общение

Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 13
Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 13

Шаг 1. Сохраните образец ответов

Простой способ сэкономить время и силы - иметь несколько файлов со стандартными и часто используемыми ответами. В зависимости от вопроса вы уже можете ответить готовым ответом по электронной почте или по телефону.

Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 14
Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 14

Шаг 2. Будьте дотошны

Запишите всю важную информацию на свой мобильный телефон или в календарь, будь то телефонный звонок, входящее электронное письмо или тема встречи. Организуйте эти заметки в папки или цифровые файлы, чтобы обращаться к ним всякий раз, когда у вас есть вопрос или вас спрашивают об этом, но вы не можете вспомнить сразу.

Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 15
Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 15

Шаг 3. Говорите по телефону оперативно и дружелюбно

При ответе на звонок создайте доброжелательное и понятное приветствие. Имейте под рукой список добавочных номеров от других людей и отделов и постарайтесь запомнить самые важные из них, чтобы быстро отвечать на звонки.

Узнайте, какие функции предлагает ваш телефон, например, переадресация вызова непосредственно в почтовый ящик сотрудника или добавление абонента к конференц-связи. Знание этих процедур поможет вам работать более эффективно и избежать технических трудностей

Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 16
Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 16

Шаг 4. Хорошо владейте португальским языком

Ваше письмо должно быть безупречным, без орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок. Прежде чем отправлять электронное письмо или распространять памятку, проверьте ее, чтобы убедиться в правильности текста. Вы же не хотите отправлять боссу по электронной почте гротескные ошибки, не так ли?

Большинство текстовых редакторов и почтовых приложений предлагают функцию рецензирования. Вы также можете добавить в свой браузер некоторые расширения, которые исправляют опечатки в тексте на веб-сайтах и в социальных сетях. Подумайте об одном из этих расширений, особенно если вы обязаны публиковать сообщения в сети или на веб-сайте компании

Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 17
Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 17

Шаг 5. Будьте краткими и вежливыми в электронных и голосовых сообщениях

Объясните цель звонка или электронного письма максимально кратко и объективно. Не забудьте назвать свое имя и компанию, в которой вы работаете. Если возможно, оставьте некоторую контактную информацию в дополнение к тому, что вы используете для общения.

Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 18
Будьте эффективным и организованным секретарем Шаг 18

Шаг 6. Подтвердите время встречи

Подтвердите по электронной почте или по телефону встречи вашего босса и другие важные задачи накануне или несколькими часами ранее. Важно быть уверенным и с ним, и с человеком, с которым он встретится или встретится. Свяжитесь с любым, кто не ответил на запрос, отправив короткое вежливое электронное письмо или сделав вежливый телефонный звонок.

Рекомендуемые: